Organiser son inventaire de tableaux

Pour être un-e artiste peintre accompli-e, il est nécessaire de savoir organiser son inventaire de tableaux. Elle est bien loin, l’image de l’artiste chaotique, incapable de savoir où sont ses toiles ! De nos jours, les artistes sont mieux organisés-ées et font plus attention à leur production. Finalement, c’est ce que nous avons de plus précieux ! Une bonne organisation est d’ailleurs l’un des piliers d’une carrière réussie.

Raisons et avantages de faire un inventaire de tableaux

1. Suivi des œuvres :

Permet de garder une trace précise de chaque œuvre créée, incluant des détails comme la date de création, les dimensions, les matériaux utilisés, et les techniques employées.

Facilite l’organisation des œuvres pour des expositions ou des prêts.

2. Gestion des ventes et des transactions :

Aide à suivre les ventes, les prix de vente, et les acheteurs, ce qui est essentiel pour une bonne gestion commerciale et financière.

Simplifie la gestion des factures et des reçus, ce qui est important pour les déclarations fiscales.

3. Valorisation du travail artistique :

Permet de documenter l’évolution artistique, montrant le développement du style et des compétences au fil du temps.

Aide à établir et justifier la valeur des œuvres, ce qui peut être utile lors de négociations de prix avec des acheteurs ou des galeries.

4. Protection des œuvres :

En cas de perte, de vol, ou de dommage, un inventaire détaillé peut être crucial pour les assurances et les réclamations.

5. Préparation des expositions :

Simplifie la planification et la logistique des expositions en fournissant des informations complètes sur les œuvres disponibles.

Aide à coordonner les prêts d’œuvres à des institutions ou galeries.

6. Documentation et archivage :

Crée un enregistrement historique des œuvres, ce qui peut être précieux pour les études futures, les biographies, ou les rétrospectives.

Permet de documenter les inspirations, les processus créatifs et les anecdotes liées à chaque œuvre.

7. Communication et marketing :

Facilite la création de catalogues, de portfolios, et de contenus pour les sites web ou les réseaux sociaux.

Aide à répondre rapidement et efficacement aux demandes des collectionneurs, des curateurs ou des journalistes.

Comment organiser son inventaire de tableaux ?

Quelles données enregistrer ?

• Référence de chaque œuvre
• Titre
• Nature : original ou reproduction.
• Technique utilisée
• Support
• Année de création
• Dimensions
• Poids (si cette donnée est pertinente pour vous)
• Photos
• Prix de vente
• Emplacement (atelier, stockage, exposition, galerie, chez un client, vendu, prêté…)
• En cas de vente : date de vente et nom client
• Observation (champ libre pour mettre un commentaire – optionnel).

Personnellement, j’indique aussi si le tableau est verni ou pas. De cette façon, lorsque je prévois une séance de vernis, je sais immédiatement quelles toiles je dois sélectionner. 

Quel support utiliser ?

1. Système manuel de fiches

Si vous n’êtes pas fan d’informatique, il est bien sûr possible de créer une fiche bristol pour chaque tableau et d’y inscrire les données techniques de chaque œuvre. 

L’avantage est que ce système est peu coûteux et à la portée de tout le monde. Il peut aussi être créatif si l’on y incorpore des éléments visuels ou fantaisie (bristol de couleur, ajout de dessins ou d’autocollants, etc).

L’inconvénient de cette méthode d’inventaire est qu’elle est plus lente à réaliser que sur ordinateur. D’autre part, à chaque fois que l’on veut le mettre à jour (prix, emplacement), on doit rayer ce qu’on a écrit précédemment. De plus, avec le temps, il y a un risque que ce que l’on a écrit s’efface. Sans parler de la place que peut occuper à l’atelier une boîte remplie de fiches !

2. Feuille de calcul de type Excel ou Numbers

Une méthode plus efficiente que la version papier est de tenir son inventaire sur ordinateur, grâce à un tableur comme Excel ou Numbers. Ces outils sont généralement incorporés sur votre ordinateur et sont gratuits.

L’avantage de créer son propre fichier d’inventaire, c’est que l’on peut l’organiser comme on veut ! Si l’on souhaite une information supplémentaire, il suffit d’ajouter une colonne. Bien sûr, à chaque nouvelle œuvre créée, on ajoute une ligne au tableau. Il est possible d’y mettre des filtres pour trier les œuvres par taille, par prix, par année de création, etc. Et comme il s’agit d’un programme de calcul, on peut s’en servir pour calculer facilement ses prix et les faire évoluer en cas de besoin.

Un inventaire sur tableur est flexible et simple à utiliser. On peut le modifier en cours de route si l’on s’aperçoit qu’une autre organisation des données nous convient mieux, sans perdre tout le travail qu’on a déjà fait. 

Enfin, si on aime les présentations plus visuelles, on peut tout à fait générer des graphiques à sa guise : par exemple, on peut comparer le nombre de tableaux peints d’année en année, ce qui permet de mesurer son activité.

C’est ce système que j’utilise, mais je reconnais que le principal inconvénient est de ne pas pouvoir y inclure d’images ou de documents. Par conséquent, j’ai aussi un dossier sur mon ordinateur pour chaque œuvre, où je conserve les photos des étapes de sa création ainsi que de sa forme finale, son texte descriptif, son certificat d’authenticité et sa facture en cas de vente. Ainsi, je documente chaque tableau et je sais où se trouve l’information le concernant.

3. Plateforme spécialisée d’inventaire online

Enfin, la méthode la plus moderne consiste à utiliser des outils online de gestion d’inventaire d’oeuvres d’art, comme Artwork Archive ou Art Butler.

Ces plateformes sont robustes, ont été conçues par des professionnels-elles et ont été testées. Elles sont moins austères à utiliser qu’un tableur et plus « user friendly ». Elles offrent des fonctionnalités d’intégration, qui permettent de les relier à son site web, par exemple, et ainsi de le mettre à jour automatiquement.

En général, on peut y inclure des images, ce qui aide beaucoup à s’y retrouver.

Ces outils online permettent de créer et d’imprimer des documents comme des étiquettes pour les expositions, des certificats d’authenticité, des listes d’œuvres rangées selon des critères, ou même des factures de vente. Plus qu’une simple liste, ce sont de véritables outils de gestion.

Artwork Archive et Art Butler proposent de nombreux champs à renseigner pour chaque œuvre, d’où l’obtention et la conservation d’une information très complète. Ils permettent d’enregistrer des informations récurrentes (galeries, lieux d’exposition, clients), ce qui fait gagner du temps et permet aussi d’établir des statistiques assez fines si on le souhaite.

Il est possible de choisir les informations que l’on souhaite rendre publiques, ce qui donne une certaine visibilité, puisque notre catalogue est ainsi visible sur internet. C’est pourquoi certains-es artistes s’en servent même comme portfolio.

Cependant, ces plateformes ont trois inconvénients :

• il n’est pas possible de les modifier à son goût.
• elles sont payantes, ce qui en fait une solution de plus en plus coûteuse au fur et à mesure que notre production grandit.
• notre inventaire dépend de la société éditrice de l’outil, qui peut faire faillite un jour !

Conclusion

Que l’on soit amateur-trice ou professionnel-le, il est indispensable de savoir à tout moment où l’on en est dans sa production artistique. Et quel que soit l’outil que l’on choisisse, il faut mettre en place une routine pour actualiser les données. Un outil, aussi bon soit-il, ne sert à rien si on ne le met pas à jour ! Il n’y a que nous mêmes pour connaître les caractéristiques de chaque œuvre et pour savoir où elle se trouve à chaque instant. Donc, même s’ils nous facilitent le travail, ces outils ne le font pas à notre place et nous devons tout de même y consacrer un peu de temps. C’est pourquoi je recommande de réserver une demi-journée par mois dans son agenda pour la mise à jour de notre inventaire de tableaux.