Comment organiser ses documents d’artiste peintre ?
L’un des progrès significatifs à réaliser lors de notre parcours, c’est de savoir comment organiser ses documents d’artiste peintre. Nous serions ravis.es que notre activité se limite à peindre à l’atelier, mais ce n’est pas le cas. En plus de produire notre art, nous devons réaliser beaucoup d’autres tâches qui contribuent à nous faire connaître et à partager nos oeuvres avec le monde. Ces activités hors de l’atelier génèrent de nombreux documents, qui avec le temps, s’accumulent, soit physiquement, soit virtuellement. Dans les deux cas, nous devons pouvoir les ranger et les organiser pour les retrouver facilement en cas de besoin.
Parfois, nous entendons parler d’une opportunité au tout dernier moment. Quel dommage de ne pas pouvoir la saisir parce que nous ne retrouvons pas notre CV ou les photos de nos dernières oeuvres !
Quels documents conserver ?
Voici une liste quasi exhaustive des documents que les artistes peintres doivent conserver, qui couvre tous les thèmes qui apparaissent pendant notre parcours. Si vous en connaissez d’autres, n’hésitez pas à les ajouter en commentaires !
Oeuvres
Inventaire de tableaux
Photos
Sketchbooks
Notes pendant le processus : motivation, inspiration, réflexion, etc.
Éléments de recherche sur les thèmes qui vous intéressent.
Fiche technique de chaque oeuvre
Certificats d’authenticité de chaque oeuvre
Certains outils online peuvent vous aider à réaliser cette tâche, comme ArtworkArchive.
Expositions
Contrats
Affiches
Liste d’oeuvres
Liste de prix
Photos de l’exposition
Presse obtenue (photos, articles, vidéos)
Résidences
Fichier de résidences possibles pour envoyer candidatures
Dossiers envoyés
Lettres de recommandations
Photos et documentation des résidences effectuées
Concours
Fichier de concours possibles pour envoyer candidatures
Dossiers envoyés
Prix obtenus
Photos et documentation des concours réalisés
Certaines plateformes online vous aident à effectuer le suivi de vos candidatures, comme Artenda.
Presse
Coupures d’articles
Liste des liens de sites web où vous êtes mentionné.e
Fichiers audio ou vidéo d’interviews
Liste des podcasts auxquels vous avez participé avec leurs liens.
Communication
CV à jour
Artist Statement à jour
Photos de vous : type photo d’identité, dans votre atelier en train de travailler, devant vos oeuvres lors d’une exposition
Cartes de visite
Flyers promotionnels
Contacts
Collaborations
Contrats de licences
Contrats avec galeries
Contrats avec décorateurs d’intérieurs.
Gestion
Liste de clients (attention à la protection des données, toujours respecter législation en vigueur)
Comptabilité : factures émises et factures reçues, garder les originaux et les pdf pendant le temps exigé dans votre pays
Fiscalité : déclarations d’impôts
Sécurité sociale, mutuelle, retraite, etc : selon la législation de votre pays
Documents de transport (tracking, assurances)
Contrat de location de l’atelier.
Formations
Documents éducatifs (pdf, vidéos, etc) intéressants à conserver
Diplômes ou certificats obtenus : originaux + images scannées
Comment organiser ses documents ?
Il n’y a pas de secret ! Pour les documents imprimés sur papier, il nous faut des classeurs, clairement étiquetés par thème et par année, remplis de pochettes transparentes où glisser les feuilles. Soyez créatifs et choisissez des classeurs colorés, ou décorez-les avec votre art ! Après tout, c’est pour vous-même que vous le faîtes, alors faîtes-vous plaisir ! Les utiliser sera moins rebutant.
Pour tout ce qui est digital, il faut être rigoureux et créer des dossiers et de nombreux sous-dossiers dans votre ordinateur. Le meilleur moyen pour perdre des informations ou être incapable de les retrouver, c’est de tout garder en vrac sur l’écran du bureau. Dans “Mes documents”, ayez un dossier ART où vous gardez des informations artistiques générales qui n’ont pas forcément de rapport avec vous.
Ayez un autre dossier MON ART, qui vous concernera, bien évidemment. Dans ce dossier, créez des sous-dossiers par thèmes : oeuvres, expositions, résidences, concours, galeries, communication, comptabilité, etc. Puis à l’intérieur de chacun de ses sous-dossiers, créez encore un sous-dossier par année. Je reconnais que l’arborescence est un peu contraignante, mais ensuite c’est un réel gain de temps que de trouver les informations rapidement !
N’oubliez pas de mettre en place un système de sauvegarde automatique, soit sur un disque dur externe, soit sur un service de stockage sur internet.
Conclusion
L’une des caractéristiques de l’artiste peintre professionnel.le ou semi-professionnel.le, c’est qu’il.elle est bien organisé.e ! Les galeries renoncent à travailler avec certains.es artistes, malgré tout leur talent artistique, lorsqu’ils.elles sont incapables de fournir les certificats d’authenticité ou les photos en temps et en heure. Ne vous fermez pas de portes par paresse ou mauvaise organisation !
Et qui sait ? Peut-être qu’un jour nous pourrons avoir un.e assistant.e d’atelier. Dans ce cas, il sera encore plus indispensable d’avoir notre documentation bien organisée, pour que cette personne puisse travailler, nous aider, et nous libérer du temps pour peindre.